Biuro podróży swoją działalność w dużej mierze opiera na współpracy z innymi usługodawcami. Do pełnej realizacji imprezy turystycznej niezbędne jest miejsce noclegowe, transport i często też opieka przewodnika. Wszystkie te komponenty tworzą pełną usługę. Dlatego też na początku działalności w branży turystycznej należy zadbać o kontakt z różnymi ośrodkami noclegowymi.

Hotel lub pensjonat najczęściej pełni rolę podwykonawcy, do którego kierowani są wczasowicze w ramach wycieczki. Warunkiem bezpiecznej współpracy jest zawarcie umowy na piśmie, która zagwarantuje miejsca dla wszystkich turystów kierowanych z danego biura podróży. Najczęściej hotel wymaga wpłaty określonej zaliczki za pobyt ewentualnych klientów, ale jednocześnie taki wkład daje pewność wywiązania się z zobowiązań noclegowych.
W umowie koniecznie trzeba również wziąć pod uwagę cenę jednostkową za nocleg oraz opłaty za wszelkie usługi dodatkowe, czyli wyżywienie, korzystanie ze SPA i innych atrakcji obiektu. Wyszczególnić trzeba wszystkie świadczenia, za które klient będzie musiał zapłacić samodzielnie, np. wypożyczenie leżaka przy basenie. Ponadto w umowie powinna być przewidziana liczba miejsc w hotelu wraz z rodzajami pokoi, które zostają przydzielone dla danego biura podróży. Hotel najczęściej wymaga wykorzystania całego pakietu i zapłacenia z góry za wszystkie lub część miejsc noclegowych. Nim dojdzie do podpisania ostatecznej wersji umowy należy przedyskutować kwestie rezygnacji z usług hotelu i ewentualnych kar finansowych za niewywiązanie się z jej warunków. Negocjować można również upusty za niewykorzystane pokoje lub atrakcje hotelowe.

Biura podróży częściej decydują się za zastosowanie zaliczki przed rozpoczęciem sezonu, ponieważ w razie odstąpienia od umowy przez hotel jest ona w całości zwracana. Natomiast zadatek zatrzymuje hotel, jeśli to biuro rezygnuje, ale gdy hotel składa wymówienie biuro może wnioskować o zwrot dwukrotnej wartości uiszczonego zadatku. Jednak procedura jest bardziej skomplikowana i czasochłonna. Kolejną kwestią, która należy omówić z obiektem hotelowym są reklamacje usług. Te uzasadnione powinny być rekompensowane w pełnej wysokości przez hotel, który zobowiązuje się na mocy umowy do zapewnienia określonych warunków wszystkim klientom danego biura podróży.

Istotne są również normy prawne, w tym ochrona danych osobowych, o którą każdy hotel powinien zadbać i jednocześnie zagwarantować w umowie z biurem podróży. Wśród zapisów musi być też jasne wskazanie przed jakim sądem będzie się toczył proces w razie ewentualnego sporu. Duże znacznie ma, czy jest to miejsce wykonania usługi, a więc położenie hotelu (najczęściej za granicą) czy jednak sąd polski. Różnice w prawie turystycznym mogą być znaczące, dlatego należy zadbać o odpowiedni zapis w tym aspekcie.