Biuro podróży w dwóch przypadkach prowadzenia działalności musi posiadać stosowne ubezpieczenie. Bez takiej gwarancji nie może funkcjonować, bo istnieje zbyt duże ryzyko narażenia klientów na koszty w razie niepowodzeń biura, w tym jego upadłości. Jedynie agencje turystyczne nie muszą mieć ubezpieczenia, natomiast organizatorzy i pośrednicy po zgłoszeniu do rejestru usługodawców muszą przedstawić również dowód wykupienia polisy. Takiego zabezpieczenia wymagają przepisy prawa, gdyż każde biuro musi posiadać określone środki na pokrycie kosztów reklamacji lub na zapewnienie powrotu z wycieczki po ogłoszeniu bankructwa. 

Biura podróży poza wykupieniem ubezpieczenia zabezpieczają się też poprzez gwarancję bankową, czyli blokadę środków finansowych na rachunku bankowym. Rzadko się zdarza, że biuro zawiera dodatkowe umowy ubezpieczenia na rzecz klientów bądź posiada rachunek powierniczy, który opłacalny jest wyłącznie dla mniejszych przedsiębiorstw. Natomiast dwie najczęstsze form zabezpieczeń, czyli  gwarancja bankowa i polisa ubezpieczeniowa regulowane są przez Ministra Finansów. W rozporządzeniu znajdują się szczegółowe dane na temat wysokości sum gwarancyjnych, które bezpośrednio związane są z rodzajem oferty oraz wysokością przedpłat i czasem ich odbioru. Dlatego też kwoty są bardzo różne dla poszczególnych biur podróży. Do obliczenia sumy do tej pory wykorzystywało jedynie dochód z poprzedniego roku lub stałe wskaźniki dla nowych przedsiębiorstw. Od 2015 roku obowiązują nowe warunki.
Dotychczas maksymalna suma gwarancyjna wyniosła 67 tys. euro, po ostatnich zmianach kwota może być wyższa. Zmiany wprowadzono w sposobie liczenia gwarancji, ponieważ teraz pod uwagę bierze się szacunki na najbliższy rok oraz rodzaj oferowanych usług. Zmiany odczuwalne są najbardziej przez małe biura podróży, które muszą wykupić wyższą gwarancję. Jak sama nazwa wskazuje, gwarancja bankowa wstawiana jest przez bank, po ubezpieczenie należy zgłosić się do towarzystwa ubezpieczeniowego. Jednak nie wszystkie firmy posiadają dedykowane oferty dla branży turystycznej, choć jest to coraz częstsze zjawisko. Koszt polis może być bardzo różny, gdyż zależny jest od obowiązujących wskaźników, jakie podawane są przez bank czy firmę ubezpieczeniową. Kwota obliczana jest indywidualnie na podstawie złożonego wniosku.

Nie ma możliwości uniknięcia takiej opłaty, choć w przypadku nowo powstającego biura to dodatkowy koszt, który nie zagwarantuje klientów. Jednak jest to niezbędne do założenia działalności jako organizator turystyki czy pośrednik turystyczny. W sytuacji, gdy biuro nie dopełni obowiązku i nie wykupi polisy ubezpieczeniowej może zostać ukarane trzyletnim zakazem prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy potencjalny klient biura podróży nie musi się zastanawiać, czy ma ono wykupione ubezpieczenie, można to bowiem bardzo prosto sprawdzić, korzystając z informacji publikowanych na stronach Ministerstwa Sportu i Turystyki.